Le copil c’est koi ?

comité pilotage_n

 A force de critiquer nos ados et leurs échanges en langage sms, on finit par oublier de balayer devant notre porte…

Et surtout oublier les nombreux sigles barbares qui jalonnent notre environnement professionnel. Le monde de l’entreprise est devenu un club fermé dont il faut adopter le langage codé, sous peine de ne pas faire partie des Happy Few (anglicisme couramment utilisé dans les bureaux) qui font avancer les choses.

Vous voulez un exemple : « T’es dispo pour le copil de 16h ? » « J’peux pas, j’ai un codir et j’enchaîne avec le comop ». « Quoi, t’étais pas au comex ? » (Note de la rédaction, traduire respectivement comité de pilotage, comité de direction, comité opérationnel et comité exécutif)

« Euh, c’est un co-koi qu’on a cette semaine, déjà ? »

« Zut, j’ai oublié de mettre à jour l’action 2014/09.3456 » (action déterminée par le copil de septembre 2014 et portant le numéro 56, prévue pour la semaine 34)

Avouez que même nos ados sont plus limpides quand ils disent  » G vu 1 bogoss kejkoné, ab1to jmetir a+ bizz »

Ceci étant dit, inspectons le contenu de ces diverses commissions Théodule, version entreprise. Ou comités de gouvernance, pour les initiés. A moins d’avoir dans l’équipe un leader, adepte du KIFEKOI (vous avez compris ?) et du PLAN D’ACTIONS, vos différents comités risquent de tourner au bouillonnement de cerveaux pré-pubères, confrontés à l’énigmatique cerveau féminin.

Evidemment, si ces dits-comités sont féminisés… Ce qui n’est pas forcément une évidence, selon le secteur.

Essayons d’y voir un peu plus clair.

D’abord, vous avez le kick-off. Ou la réunion de lancement qui présente les participants, le timing, et surtout l’objet du comité.

Rapidement, vous allez devoir lancer un GT (groupe de travail) ou chantier avec un nouveau kick-off, au motif que les KPI (Key Product Indicators) ne sont pas au niveau attendu par les instances de gouvernance de l’entreprise.

Le principe d’un GT (Groupe de Travail), c’est qu’on sait quand il commence, mais pas forcément quand il finit. L’agilité managériale consiste donc à surtout ne jamais prendre la responsabilité d’un GT.

Le seul juge de paix de ce type de réunions d’experts se résume aux actions à mener. Mais rares sont les comités qui statuent réellement sur les problèmes en définissant une vision stratégique à moyen terme.

En revanche, plus vous participez à des commissions, groupes de travail ou autre comités, plus vous démontrez que vous êtes une instance éminente de l’organisation. Avec le risque d’avoir un emploi du temps de ministre…. sans plus pouvoir vous consacrer à l’autre activité importante des managers d’aujourd’hui : répondre à ses mails. (pardon ses courriels… stop les anglicismes…)

Car l’autre ennemi de la productivité est justement cet outil qui devait nous permettre de gagner du temps. Quand dans les années 70, on attendait une semaine, la réponse d’un client, par courrier, aujourd’hui, on connaît l’étape suivante du dossier dans la minute qui suit.

Avec qui plus est, dix personnes en copie, plus ou moins concernées par le sujet, mais qu’il est de bon ton de mettre au courant.

Dans les organisations pathogènes, les mails finissent par ensevelir les managers sous une montagne de mails auxquels répondre réclamerait une semaine de travail. Le sport matinal du manager consiste alors à répondre à chaque mail sans trop se mouiller, en mettant d’autres personnes en copie. Pourquoi faire ? Mais pour se débarrasser de « l’importante » nouvelle délivrée par le mail. Avec cette méthode, la responsabilité devient collective et diffuse, chacun étant informé mais pas vraiment en charge de la résolution du problème.

Dans ce cas, me demanderez-vous si vous avez suivi, quel temps reste-il pour participer aux différents comités ??

emailMais justement : les comités permettront de résoudre tous les problèmes soulevés par des mails restés en suspens, mais colportés à la vitesse du son sur le serveur de l’entreprise, inondant chaque boîte mail.

Certains mails sont d’ailleurs tout à fait collectors, exprimés dans une langue qui rendrait muet de stupeur notre ami Marcel Proust ou ce cher Gustave Flaubert qui passait toutes ses phrases, amoureusement ciselées à l’épreuve du « gueuloir ». (concrètement, il déclamait ou criait les phrases qu’il écrivait, afin d’en éprouver la souplesse, le rythme et la pureté).

Voyons la prose de 2014 :

Exemple d’un mail anonyme d’une société que nous ne nommerons pas : 

« Afin que nous partagions au mieux les informations, je change le planning des copils :

-tous les 15 jours les copils seront en mode groupé (pas de bol, tout le monde doit venir !)

-tous les 15 jours, en alternance, ce sera en mode projet après projet (ouf, si on n’est pas trop impliqués, en un 1/4h d’heure, on plie son sujet)

De plus, j’en profite pour vous rappeler que l’objectif du mois de septembre est que notre Executive summary devienne un extrait de vos TDB (tableaux de bord d’activité), et non l’inverse.

NB : les parenthèses ont été rajoutées pour une meilleure compréhension du lecteur.

Partageons un instant la perplexité du destinataire, pour peu qu’il ne soit pas encore familiarisé avec le langage mail de l’entreprise…

Mais revenons aux différentes réunions qui jalonnent la vie d’un manager.

Pour convoquer un copil, il faut tout d’abord déterminer les membres qui sont le mieux à même de maîtriser le sujet. Ensuite, il faut convoquer ceux qui peuvent être concernés par le sujet, ceux qui ont du temps disponible, ou ceux que l’on veut mettre au travail.

Dans la même veine, on trouve aussi les commissions, groupes de travail, groupes qualité, chacun avec des plans d’actions, des échéances et des sous-chantiers.

D’ailleurs quand un mail récapitulatif vous parvient, avec le CR (compte-rendu) de la réunion, le leader n’a même pas le temps de vous écrire « cordialement », mais seulement Cdlt avec ses initiales. Tout est dit : le temps est compté dans cette affaire.

Plus vous êtes haut dans la hiérarchie, moins votre mail comportera de mots.

Pendant ce temps-là, les employés, eux, s’activeront dans des réunions de service, points hebdomadaires et autres reportings variés, et tâcheront de travailler dans  le temps que leur laissent les 35 heures, moins les pauses cafés et les moments conviviaux.

Car honnêtement, qui n’aurait pas un peu envie de souffler après tout cela ?

Le travail se résumerait-il aujourd’hui à des réunions et des mails ?

C’est toute l’organisation de l’entreprise et ses modes de communication qu’il faut repenser, si l’on veut retrouver une compétitivité de bon niveau et surtout, une certaine capacité de production. Il y a de vraies questions à poser lorsque l’on superpose les 3 millions de chômeurs en France, au fonctionnement dantesque des organisations. Il est loin le temps où l’on embauchait des garçons de courses et des employés de bureau qui taillaient les crayons. Mais plutôt que de se gausser d’un temps qui donnait du travail à tout le monde, il pourrait être pertinent de se reposer la question de la plus-value de chacun dans l’organisation. Et surtout du sens du travail et de la finalité de l’entreprise : produire ? donner du travail à tous ? augmenter le patrimoine des actionnaires ? préserver la Terre et les ressources naturelles ?

Comme disait l’économiste Keynes « A long terme, nous serons tous morts. » De quoi reposer sérieusement, et sous différents angles, la question de la vision stratégique.

 Christèle

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2 réflexions sur “Le copil c’est koi ?

    • Peut-être pourrait-on ouvrir un forum avec deux questions : comment diminuer le nombre de mails en entreprise et comment diminuer le nombre/le temps des réunions ?
      Allez je commence : un manager que je connais supprime tous ses mails au retour de vacances…! Après, il peut travailler tranquillement, et les urgences lui reviendront sous forme de relance. Sur le papier cela paraît bien, mais le gros défaut c’est que l’émetteur du mail, auquel aucune réponse n’aura été faite, trouvera la solution tout seul, en empruntant parfois des chemins qui ne sont pas ceux les plus efficients pour l’entreprise. Ardu… mais pas désespéré. A vous lire !

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